UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

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Para conocer mejor las unidades de correspondencia primero hay que saber y tener en cuenta los siguientes términos, para así comprender más de que se quiere hablar y dar a entender en este tema.

-Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad, independiente del medio utilizado. 

-Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una Entidad Pública o Privada. No todas generan trámites para las instituciones.  

-Correo Electrónico: Correo electrónico o en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) 

-Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

-Documento: Información y su medio de soporte

-Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación)

-Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

-Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y anexos, entre otros.

EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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El artículo 3 del acuerdo 060 del 2001 del Archivo general de la Nación de Colombia especifica que  "las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia que gestione de manera  centralizada y normalizada, los procedimientos de recibo y despacho de documentos".

Existen dos formas para la organización y el despacho de documentos manual y electrónicamente.

Clasificación de las comunicaciones:

Según el destinatario son:

-Comunicación interna: en la misma empresa.

-Comunicación externa: se llevan y producen a otras empresas.

Ahora bien, el proceso que se debe llevar a cabo en la recepción de documentos es el siguiente:

1. Recepción: Es recibir comunicaciones provenientes de distintas fuentes y conductos directos o indirectos. 

*El asistente administrativo no está obligado a recibir comunicaciones personales a menos de que lo establezcan comúnmente con su jefe inmediato. 

*Es importante que cualquier comunicación que se reciba tenga la firma del emisor de esta para que sea verídica la información.

2. Clasificación: Se ve si el documento va hacia la empresa o es de carácter personal. Únicamente se radica las comunicaciones oficiales.

3. Apertura: Se abre el sobre para ver los documentos y anexos.

4. Revisión: Debemos definir si los oficios tienen anexos, si están los datos del remitente, firma y fecha actual.

5. Radicación: Se le asigna el número consecutivo al documento según la asignación correspondiente de la empresa, además, se deja constancia de la fecha y hora de recibo o envío para oficializar todos los pasos anteriores dentro del trámite.